Sehr geehrte Damen und Herren,
Datenschutz ist uns, der feratel media technologies AG, ein wichtiges Anliegen. Daher verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach Maßgabe gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen. Mit dieser Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Kontext der Nutzung von Microsoft Teams informieren.
Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?
feratel media technologies AG, Maria-Theresien-Straße 8, 6020 Innsbruck, Österreich (kurz: feratel) Sofern sie jedoch mit einer unserer Tochtergesellschaften in Kontakt sind, sind diese für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zuständig.
Weshalb verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Zweck der Datenverarbeitung)?
Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Kontext der Nutzung von Microsoft Teams erfolgt zu folgenden Zwecken:
Sicherstellung einer reibungsfreien Kommunikation und Durchführung u.a. von (allgemeinen) Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen
Durchführungen von Schulungen und Workshops und deren anlassbezogenen Aufzeichnungen, u.a. zum Zwecke (a) der besseren Nachverfolgbarkeit, um ggf. aufgetretene Unklarheiten oder Fragen nachträglich klären zu können, (b) Interessierten, die nicht an der Schulung oder dem Workshop teilnehmen konnten, die Möglichkeit zu bieten, im Selbststudium an wichtige Informationen zu gelangen, (c) zur Analyse der Schulung, um stetig unser Angebot zu verbessern oder (d) zur Barrierefreiheit, um unsere Schulungen durch Untertitel oder Transkripte auch Menschen mit Hörbeeinträchtigungen zugänglich zu machen
Wartung und Support unserer Produkte oder zur Klärung offener Fragen
Dokumentation ihrer Einwilligung
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir von Ihnen?
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Anzahl bzw. die Art der personenbezogenen Daten, die in diesem Kontext verarbeitet werden, zum einen von Ihnen als Nutzer bzw. Teilnehmer der Konferenz, ergo welche Daten Sie bereitstellen, und zum anderen vom Funktionsumfang der Anwendung selbst abhängig sind. Zu den personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, können gehören: Anzeigenname, E-Mail-Adresse, Status (optional), Statusmeldung (optional), Profilbild (optional), Sprache, Datum und Uhrzeit, Dauer des Meetings, Meeting-ID, Log-Files, anlassbezogen Telefonnummer und Standortdaten. Text-, Audio-, Video sowie weitere Multimediadaten, Audio- oder Videoaufzeichnungen, Geteilte Inhalte (u.a. Links, Dokumente).
Des Weiteren möchten wir sie darauf hinweisen, dass während einer Videokonferenz Daten vom Mikrofon, einer Webcam oder einer Bildschirmanzeige Ihres Endgeräts (mittels Bildschirme-/Inhalte-Teilen-Funktion) für die Anzeigen von Videosignalen, der Wiedergabe von Audiosignalen und Multimediadaten verarbeitet werden. Der Teilnehmer kann jederzeit bei seinem Endgerät (Desktop, Laptop, Smartphone) das Mikrofon und/oder die Kamera ein oder ausschalten, ferner muss auch die Bildschirme-/Inhalte-Teilen-Funktion aktiv vom Nutzer betätigt und beendet werden. Ein weiteres Mittel der Kommunikation ist die Chatfunktion auf die der Teilnehmer zurückgreifen kann.
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Im Kontext der Kommunikation, der Wartung/Support oder der Klärung offener Fragen fußt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt hierbei u.a. in der Sicherstellung der Funktionalität, einer reibungsfreien Kommunikation und der Durchführung von Online-Meetings u.a. mit Mitarbeitern der feratel, mit unseren Geschäftspartnern oder Lieferanten/Dienstleister, in weiterer Folge auch in Anlehnung an vertragliche Verpflichtungen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen anlassbezogener Aufzeichnungen ist Ihre erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ist eine Aufzeichnung geplant, so werden Sie in transparenter Weise darauf hingewiesen und im Vorfeld Ihre Einwilligung eingeholt.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Kontext der Dokumentation Ihrer Einwilligung fußt auf Basis einer gesetzlichen Grundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (hier u.a.: Datenschutzgrundverordnung).
An wen übermitteln bzw. legen wir Ihre personenbezogenen Daten offen?
Wir greifen im Kontext dieser Verarbeitung auf den Auftragsverarbeiter Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399, USA zurück. Dieser weißt ein angemessenes Datenschutzniveau auf (vgl. auch Art. 45 DSGVO in Verbindung mit dem Data Privacy Framework www.dataprivacyframework.gov/). Es wurde in diesem Kontext ein entsprechender Datenschutzvertrag abgeschossen, der Ihn zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben verpflichtet (https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA). Abseits davon übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten anlassbezogen auch an unsere Tochtergesellschaften oder andere Dritte (z.B. Gerichte, Behörden, öffentliche Verwaltung, Rechtsberater, Schulungsteilnehmer), sofern Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir ergreifen jedoch alle Maßnahmen, um geeignete und angemessene Garantien zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten zu können
Hinweis: Im Rahmen unserer technischen Möglichkeiten haben wir die Speicherorte auf Rechenzentren innerhalb der EU/EWR beschränkt. Somit erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht außerhalb der Grenzen der EU/EWR. Ein Routing oder eine Speicherung auf Servern außerhalb der Europäischen Union beim Auftragsverarbeiter Microsoft können wir aber technisch nicht gänzlich ausschließen.
Hinweis / Informationen in Anlehnung an die Verwendung von Microsoft Teams („MS Teams“): Sollten Sie zum Download der notwendigen Software MS Teams die entsprechende Website von Microsoft aufrufen (https://teams.microsoft.com/) ist „Microsoft“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Der Aufruf dieser Webseite ist lediglich für den Download erforderlich, wenn eine Nutzung nicht direkt und ohne einen Download über einen Internetbrowser erfolgen soll/kann.
Die Verwendung von MS-Teams unterliegt generell den Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“, worauf die feratel selbst keinen Einfluss hat. Erfolgt ein Rückgriff auf MS-Teams muss der Nutzer zwingend die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von „Microsoft“ akzeptieren. Erfolgt dies nicht, ist eine Verwendung von MS-Teams nicht möglich.
Die Datenschutzbestimmungen von Microsoft finden sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Die Nutzungsbestimmungen von Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/
Ferner finden Sie weitergehende Informationen zum Thema Onlinedienste von Microsoft hier: https://www.microsoft.com/de-at/trust-center/privacy/customer-data-definitions und https://www.microsoft.com/en-us/privacy/data-collection-teams
Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Ihre Benutzerdaten werden unsererseits solange gespeichert, wie z.B. ein Arbeitsverhältnis oder eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen besteht und im Anschluss keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder etwaige Rechtsansprüche einer Löschung entgegenstehen.
Meeting-Daten (Meta- und Telemetriedaten) und Text, Audio- oder Videodaten, sofern keine Aufzeichnung stattfand, es jedoch abseits davon zu einer Verarbeitung kam, werden nach Entfallen des Zweckes (z.B. nach Beendigung des Online-Meetings) nach 60 Tagen automatisch gelöscht.
Aufzeichnungen im Kontext von Schulungen (auf Basis Ihrer Einwilligung) (Audio- und/oder Videoaufzeichnungen) werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 365 Tagen gespeichert und im Anschluss unwiderruflich gelöscht.
Im Rahmen von Aufzeichnungen, die zum Zwecke der Dokumentation und Protokollierung im Zusammenhang z.B. mit Projektabstimmungen oder von Übergaben auf Grund eines Mitarbeiterabgangs oder -zugangs im Kontext eines Projektes vorgenommen werden, kann es auch zu einer Speicherdauer darüber hinauskommen. Diese längere Speicherdauer orientiert sich an der Dauer der Geschäftsbeziehung mit Ihnen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Kontext der Dokumentation Ihrer Einwilligung erfolgt für einen Zeitraum von drei Jahren. Im Anschluss werden diese gelöscht bzw. anlassbezogen die Verarbeitung eingeschränkt.
Welche Rechte habt Sie als betroffene Person?
Als betroffene Person haben Sie folgenden Rechte, die Sie jederzeit ausüben können:
Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DSGVO) Auf Anforderung teilen wir Ihnen schriftlich entsprechend des geltenden Rechts mit, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind;
Sofern, trotzt unserer Bemühungen um Datensicherheit und Datenrichtigkeit, falsche Informationen gespeichert werden, werden wir diese auf Ihre entsprechende Anforderung berichtigen; Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DSGVO)
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder andere einschlägige Ausnahmen dieser nicht entgegenstehen; Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DSGVO)
Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen; Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DSGVO)
Sie können ferner verlangen, die Daten, die Sie uns auf Basis Ihrer
Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten; Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO)
Sie können auch der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis des berechtigten Interesses oder der Direktwerbung widersprechen; Recht auf Widerspruch (Art. 21 EU-DSGVO)
Sollte die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine automatisierte Entscheidungsfindung samt Profiling mit negativen Auswirkungen auf Sie erfolgt sein, haben Sie zudem das Recht eine menschliche (Mit-)Entscheidung einzufordern; Automatisierte Entscheidungsfindung samt Profiling (Art. 22 DSGVO).
Sollten Sie der Auffassung sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht datenschutzkonform erfolgt(e), haben Sie des Weiteren das Recht sich bei der entsprechend zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Beschwerderecht). Die für uns, die feratel media technologies AG zuständige Aufsichtsbehörde ist die Österreichische Aufsichtsbehörde; Kontaktmöglichkeit
Können Sie Ihre erteilte Einwilligung widerrufen?
Sollte die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage Ihrer erteilten (ausdrücklichen) Einwilligung gemäß Art. Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a EU-DSGVO erfolgen, können Sie jederzeit ohne Angaben von Gründen Ihre Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungen, die vor in Kraft treten der Datenschutz-Grundverordnung (25.05.2018) erteilt wurden.
Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung samt Profiling statt?
Nein
Wohin können Sie sich hinsichtlich datenschutzrechtlicher Fragen und Belange bei uns wenden?
Sollten Sie Fragen rund um das Thema Datenschutz haben oder Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen wollen, können Sie sich jeder Zeit postalisch an die oben angeführte Anschrift wenden oder via E-Mail privacy@feratel.at mit uns in Kontakt treten.
Mit freundlichen Grüßen
feratel media technologies AG
